เคล็ดลับของการประชุมที่ดี...ต้องเตรียมแผนการประชุมอย่างไร

เคล็ดลับของการประชุมที่ดี...ต้องเตรียมแผนการประชุมอย่างไร

Post Today - “คุณรู้สึกอย่างไรต่อการประชุม?” เป็นปุจฉาซึ่ง จอห์น ซี. แม็กซ์เวลล์ ตั้งคำถามไว้ในผลงานเขียนของเขา กับหนังสือชื่อ “ขุมทองของผู้นำ” โดยเฉพาะถ้าคุณสังกัดอยู่ในกลุ่มผู้นำส่วนใหญ่ การประชุมคงไม่ใช่เรื่องที่คุณโปรดปรานนัก! แม็กซ์เวลล์เปรียบเปรยเรื่องนี้ไว้อย่างมีอารมณ์ขันเหลือเฟือว่า การประชุมส่วนใหญ่ให้ผลิตผลไม่ต่างไปจากหมีแพนด้าผสมพันธุ์กันในสวนสัตว์ ความคาดหวังสูง แต่ผลลัพธ์ผิดหวังจนน่าหดหู่!! ทุกคนที่เคยคุ้นกับห้องประชุม รู้ว่าการประชุมอาจใช้เวลาไม่กี่นาที แต่โดยปกติแล้ว เรามักต้องเ...
ประชุมชั้นดีอยู่ที่การประชุมก่อนเข้าประชุม
“คุณเคยวางแผนประชุมไว้เป็นอย่างดี แต่โดนตัวแสบ “ไถดะ” แตกกระเจิงหรือใหม่?” แม็กซ์เวลล์ตั้งคำถามอีกครั้ง และเขียนเล่าไว้ในหนังสือเล่มนี้ว่า เหตุการณ์ทำนองนี้เคยเกิดกับเขาในยุคต้นอาชีพการงาน “การประชุมคณะกรรมการในสมัยที่ผมเป็นผู้นำหนุ่ม ผมเดินเข้าห้องประชุมด้วยแผนที่วางไว้อย่างดี จัดเตรียมวาระการประชุมไว้พร้อม เวลาเคลื่อนผ่านไปเพียง 93 วินาที ผู้นำตัวจริงยึดการประชุมนั้นไว้ได้โดยสิ้นเชิง และจูงจมูกคนอื่นๆ ไปในทิศทางที่เขาต้องการ ในยุคต้นของอาชีพผู้นำ ผมรู้สึกเหมือนเป็นตัวตลก โกเมอร์ ไพล์ คนที่เคยดูคงจำหน้าเด๋อด๋าไม่รู้เหนือรู้ใต้ ไม่รู้เลยว่าจะเกิดอะไรในนาทีข้างหน้า ผมรู้เพียงว่า ผมไม่อยากเป็นผู้นำตัวตลก!” แม็กซ์เวลล์ บันทึกความรู้สึก ณ ช่วงเวลานั้นไว้อย่างละเอียดยิบ

และจากความสับสนวุ่นวายใจในการประชุม โดยเฉพาะอย่างยิ่งการประชุมคณะกรรมการ เขาตัดสินใจไปขอความช่วยเหลือจาก โอลัน เฮนดริกซ์ ครูประจำตัว ผู้ให้คำปรึกษาชี้แนะระหว่างอาหารมื้อกลางวัน แม็กซ์เวลล์เล่าให้ครูฟังว่า “ผมหงุดหงิดเป็นที่สุด ดำเนินการประชุมไม่ได้เรื่องเลย ไม่ให้ผลผลิต บางคราวผู้คนไม่ให้ความร่วมมือ พูดกันยืดยาด ผมควรทำอย่างไร การประชุมจึงจะได้ประสิทธิภาพ?!!” ซึ่งโอลันให้คำอธิบาย เหตุผล 2 ประการ ที่ทำให้การประชุมล้มเหลว

1.ผู้นำไม่มีวาระการประชุมชัดเจน

2.คนอื่นในห้องประชุมมีวาระของตนเอง

ทั้ง 2 ข้อนี้ จะก่อให้เกิดเซอร์ไพรส์ โอลันกล่าวต่อ “จอห์น ไม่มีใครชอบเซอร์ไพรส์ ยกเว้นตอนงานวันเกิดเท่านั้น”

“แล้วผมควรทำอย่างไร”

“ง่ายนิดเดียว” เขาให้คำตอบ “...ประชุมก่อนการประชุม”

โอลันอธิบายขยายความ ผมต้องรู้ก่อนว่าใครเป็นผู้เล่นในตัวหลักในการประชุมที่จะมาถึง ไปพบนัดหมายพูดคุยกับคนผู้นั้นก่อนการประชุม (คุยเป็นการส่วนตัวหรือกลุ่มเล็ก) สอบถามความคิดว่าเป็นไปในแนวทางเดียวกันหรือไม่ หากทำเช่นนั้นการประชุมจะดำเนินไปได้อย่างราบรื่น ช่างเป็นคำแนะนำที่ช่วยให้ตาสว่างได้ดีแท้! และหากต้องการทำการประชุมเป็นการลงมติเพื่อให้เกิด ผมได้ข้อสรุปเริ่มปฏิบัติการ คุณจำเป็นต้องประชุมก่อนการประชุม เพื่อเตรียมคนให้พร้อมจะลงมติเมื่อเข้าในห้องประชุม เหตุผลมีดังนี้

* การประชุมก่อนการประชุม ช่วยโน้มน้าวให้เกิดความเห็นพ้อง
คนส่วนใหญ่จะไม่ตกลงปลงใจในเรื่องที่ตนเองไม่รู้ นั่นเป็นธรรมชาติของมนุษย์ พวกเขาจะให้การตอบรับเชิงบวก ถ้าได้ข้อมูลครบถ้วนรอบรู้ หากคุณเซอร์ไพรส์พวกเขาโดยเสนอข้อมูลใหม่ ปฏิกิริยาแรกสุดจะเป็นการปฏิเสธ ถ้ากลุ่มผู้เล่นหลักตอบสนองในแง่ลบ คนอื่นๆ ก็จะคล้อยตาม การประชุมบ่ายหน้าออกนอกเส้นทาง หลงทิศไปแล้ว ไม่เกิดผลการลงมติตามที่คุณต้องการ ด้วยเหตุนี้ คุณจำเป็นต้องหยั่งเสียงก่อน ทาบทาม ขอความเห็น ก่อนจะเข้าประชุมลงมติ

* การประชุมก่อนการประชุม ช่วยให้ผู้ตามได้มุมมองชัดเจน
ผู้นำที่บอกผู้ตามว่า “ทำตามที่ฉันสั่ง!” อ้างอำนาจจากตำแหน่งที่ครองอยู่ จะไปได้ไม่ไกลนัก อย่างเซอร์ไพรส์ผู้อื่น และหวังว่าพวกเขาจะทำความเข้าใจได้ในพริบตา การสรุปรวบรัด ดึงดันทำตามความคิดของตนแต่ผู้เดียวจะทำให้ผู้ตามชะงัก เท้ายันพื้นไม่ยอมเคลื่อนไปข้างหน้า มองมุมมองถูกต้องแก่ผู้ทรงอิทธิพล ชี้ชวนให้พวกเขามองเห็นภาพแท้จริงก่อนการประชุม เขาจะเป็นผู้กระจายข่าวแทนคุณเอง

* การประชุมก่อนการประชุม ช่วยเพิ่มอำนาจให้คุณ

ภาวะผู้นำคือ การแผ่อิทธิพล...ไม่มาก ไม่น้อยไปกว่านั้น คุณมีอิทธิพลเหนือผู้อื่นได้อย่างไร? คำตอบก็คือ คุณลงทุนในตัวพวกเขา ลงทุนอย่างไร? เริ่มที่การให้เวลา ถ้าเวลาที่คุณมอบให้เขาจะเป็นห้วงเวลาในห้องประชุม และคุณสั่งการให้เขาดูแลธุรกิจตามวาระที่คุณกำหนดไว้ คุณส่งสัญญาณประเภทไหนเข้าหูพวกเขา? ไม่เลย คุณไม่อาจสร้างความสัมพันธ์เชิงบวกระหว่างกัน ไม่มีความสัมพันธ์ ไม่มีความผูกพันว่าเจ้านายมองเห็นคุณค่าในตัวเขา ไม่มีผลใดต่อพวกเขา และไม่เกิดผลใดๆ ในการสร้างอิทธิพลในตัวคุณ...โอลันอธิบายเคล็ดลับซึ่งไม่ยากเลยที่จะนำไปปฏิบัติ

* การประชุมก่อนการประชุม ก่อให้เกิดความไว้วางใจ
หน้าที่ลำบากสาหัสเรื่องหนึ่งของผู้นำคือ การเป็นผู้ก่อให้เกิดความเปลี่ยนแปลงในองค์กร จะก่อให้เกิดความเปลี่ยนแปลงได้จำเป็นต้องมีความไว้วางใจระหว่างกัน หากคุณไปพบไปพูดคุยกับผู้อื่นในการประชุมก่อนการประชุม จะเป็นโอกาสที่จะสร้างความไว้วางใจ

* การประชุมก่อนการประชุม ช่วยให้คุณเลี่ยงหลบจุดบอด
ผู้นำที่ดีมักจะรู้ว่าเกิดเรื่องราวใด มีสังหรณ์ภาวะผู้นำค่อนข้างจะไว ผู้นำที่ดีต่อเชื่อมกับคนในสังกัด จะสดับรับรู้บรรยากาศ แม้จะจับต้องไม่ได้ เช่น ขวัญกำลังใจ โมเมนตัม วัฒนธรรมองค์กร ฯลฯ แต่ในบางคราว แม้แต่ผู้นำดีที่สุดอาจพลาดอะไรบางอย่างไปได้ ในช่วงการประชุมก่อนการประชุม ผู้ที่พูดคุยด้วยอาจให้ข้อมูลเพิ่มเติมหรือแนวคิดสุดพิเศษที่จะช่วยให้ผู้นำเลี่ยงหลบการตัดสินใจผิดพลาดได้

แม็กซ์เวลล์ยังอธิบายถึงความสำคัญของการประชุมก่อนการประชุม ว่าเป็นวิธีรัดกุมที่จะดำเนินการประชุมให้อยู่กับร่องกับรอยและได้ผลผลิต นอกจากนี้ โอลันยังแนะนำให้เขาจัดการประชุมตามกลุ่มประเภทดังต่อไปนี้

1.รายการข้อมูล ในช่วงแรกของการประชุม จะใช้เวลาช่วงสั้นๆ ทบทวนเรื่องราวที่เกิดในองค์กร นับจากการประชุมเป็นทางการครั้งที่ผ่านมา รายการนี้ไม่จำเป็นต้องมีการอภิปรายหรือแสดงความเห็น

2.รายการศึกษาวิเคราะห์ วาระการประชุมช่วงที่ 2 จะเป็นเรื่องที่อภิปรายกันโดยสัตย์ซื่อและเปิดเผย ไม่มีการตัดสินใจหรือลงความเห็น เมื่ออภิปรายกันจนเสร็จสิ้นแล้ว จะมีการกำหนดว่าควรจะบันทึกไว้ในกลุ่มสุดท้ายในการประชุมครั้งถัดไปหรือไม่

3.รายการปฏิบัติการ ส่วนท้ายสุดของการประชุม บรรจุรายการที่จำเป็นต้องตัดสินใจลงความเห็นจากวาระการประชุมคราวที่ผ่านมา จะเคลื่อนย้ายมาอยู่ในกลุ่มนี้ได้ต้องผ่านการศึกษาวิเคราะห์โดยถี่ถ้วนแล้ว

แม็กซ์เวลล์วิจารณ์ระบบของโอลันว่า น่าตื่นตาตื่นใจดีแท้ ไม่เพียงกำหนดกรอบแนวทาง แต่ถ้าทำได้ถูกต้อง การประชุมแต่ละครั้งจะเตรียมการไว้อย่างพอเหมาะ เพื่อการประชุมคราวถัดไป