การนำเสนอแบบมืออาชีพ

การนำเสนอแบบมืออาชีพ

Post Today - เมื่อวันที่ 30 กันยายน ค.ศ. 2005 วอร์เร็น บัฟเฟ็ตต์ และ บิล เกตส์ ไปบรรยายให้นักศึกษาคณะบริหารธุรกิจที่มหาวิทยาลัยเนบราสกาฟัง มีคำถามจากนักศึกษาคนหนึ่งถามว่า วอร์เร็นจะแนะนำอะไรสำหรับนักศึกษาที่กำลังจะจบการศึกษาเข้าสู่โลกธุรกิจ พวกเขาควรจะเตรียมตัวอย่างไรบ้างเพื่อความก้าวหน้าในอาชีพ ...
วอร์เร็น ตอบว่า การพูดในที่สาธารณะเป็นทักษะที่สำคัญและจำเป็น ถ้ามีทักษะการนำเสนอที่ดีมันก็จะเป็นสินทรัพย์ หากไม่มีก็เสมือนเป็นหนี้สิน เพราะว่าทักษะนี้มันจะอยู่กับเราไป 50-60 ปี ในชีวิตทำงาน สำหรับเขาแล้วเคยอบรมทักษะการพูดในที่สาธารณะของเดลคาร์เนกีตั้งแต่ปี ค.ศ. 1951

เมื่อทักษะนี้สำคัญ แต่ปรากฏว่าในโลกแห่งความเป็นจริงกลับตรงกันข้าม

ในดีวีดีเรื่อง Conquering Death by PowerPoint ของ J. Douglas Jeffereys เขาได้แสดงสถิติที่น่าสนใจจากผลการสำรวจลูกค้าของเขาในช่วงมิถุนายน ค.ศ. 2001 ถึง ธันวาคม ค.ศ. 2004 พบว่า 60% ของคนทั่วไปมีความเห็นว่าการนำเสนอในทางธุรกิจน่าเบื่อ 34% บอกว่าทรมานที่ต้องนั่งฟัง มีเพียง 19% บอกว่ามีประสบการณ์การฟังการนำเสนอที่น่าสนุกและประทับใจ

จากหนังสือ Presenting to Win by Jerry Weissman มีการประมาณการว่า ในแต่ละวันทั่วโลกมีการนำเสนอโดยใช้ PowerPoint กว่า 30 ล้านครั้ง คิดดูว่าแต่ละวันมันเป็นความสูญเสียทางธุรกิจขนาดไหน หากการนำเสนอส่วนใหญ่เป็นอย่างที่สถิติบอกไว้

ที่จริงความเสียหายไม่ใช่แต่เพียงความน่าเบื่อหรือความทรมานจากการทนฟังการนำเสนอที่ไม่น่าสนใจเท่านั้น ความไม่ชำนาญในทักษะการจัดทำ PowerPoint อาจจะฆ่าคนตายได้

Edward Tufte ผู้เชี่ยวชาญด้านการสื่อสารและการนำเสนอ ซึ่งได้รับการยกย่องจาก New York Times ว่าเป็น “ลีโอนาร์โด ดาวินชี ทางด้านข้อมูล” ระบุว่าทักษะในการนำเสนอที่ไม่เก่งของวิศวกรจากองค์กรหนึ่งผนวกกับสไลด์ PowerPoint ที่อัดแน่นไปด้วยข้อมูล ทำให้ผู้บริหาร NASA ไม่สามารถเชื่อและเข้าใจว่ากระสวยอวกาศโคลัมเบียมีความเสี่ยงด้านเทคนิค ในที่สุดโคลัมเบียก็เกิดอุบัติเหตุขึ้นเมื่อวันที่ 1 กุมภาพันธ์ ค.ศ. 2003 เป็นเหตุให้ลูกเรือนักบินอวกาศทั้ง 7 คนต้องเสียชีวิต ทั้งนี้ หากวิศวกรจากบริษัที่ว่ามีทักษะในการนำเสนอที่ดีและสไลด์ที่สื่อความได้อย่างมีประสิทธิภาพแล้ว โศกนาฏกรรมครั้งนั้นอาจจะไม่เกิดขึ้น

ส่วนใหญ่แล้วการนำเสนอทางธุรกิจมักจะพลาดท่าเสียทีอยู่ 2 เรื่อง คือ ในตอนที่ออกแบบ หรือในตอนที่นำเสนอ ผมอยากแชร์ประสบการณ์ที่อาจจะช่วยทำให้การออกแบบทำได้ดีขึ้น

เวลาที่เราจัดเตรียมการนำเสนอนั้น เราควรตอบคำถามนี้ให้ได้ ผลลัพธ์สุดท้ายที่เราต้องการให้เกิดกับผู้ฟังการนำเสนอคืออะไร เราอยากให้เขาคิดอะไร หรือทำอะไรหลังจากการนำเสนอครั้งนี้

โดยทั่วไปการนำเสนอมี 3 เป้าหมายใหญ่ๆ คือ ทำให้คนเข้าใจในสิ่งที่เรานำเสนอ หรือทำให้เชื่อหรือคล้อยตามในสิ่งที่เรานำเสนอ หรือทำให้ลงมือทำตามที่เรานำเสนอ

ตัวอย่างที่ดีคือภาพยนตร์เรื่อง An Inconvenient Truth by Al Gorr อดีตรองประธานาธิบดีของอเมริกา ในหนังเขาเริ่มตั้งแต่การอธิบายให้เรื่องภาวะโลกร้อนเป็นเรื่องง่ายๆ โดยใช้สื่อที่น่าสนใจตั้งแต่กราฟฟิกไปจนถึงการ์ตูน หลังจากนั้นเขาก็ทำให้คนดูเชื่อและคล้อยตามด้วยข้อมูลและสถิติทางวิทยาศาสตร์ ตลอดจนหลักฐานด้วยภาพและภาพยนตร์ จนกระทั่งตอนจบเขาก็มีการ Call for actions โดยมีรายการกว่า 20 ข้อให้คนที่ชมภาพยนตร์เรื่องนี้เลือกไปปฏิบัติ

ที่น่าเสียใจคือว่านักธุรกิจอย่างพวกเราจำนวนมากตกม้าตายตั้งแต่การทำให้คนเข้าใจ

มีข้อมูลที่เราควรตระหนักไว้ในการออกแบบการนำเสนอดังต่อไปนี้

จากหนังสือ Listening – The forgotten skill by Madelyn Burley - Allen เขาบอกว่าโดยเฉลี่ยแล้วประสิทธิภาพในการฟังของคนทั่วไปอยู่ที่ประมาณ 25%

ในหนังสือ Developing Effective Training by Tony Pont แนะนำไว้ว่า พยายามทำให้การนำเสนอของคุณสั้นเพียง 15-20 นาที เพราะว่านั่นเป็นระยะเวลา ซึ่งผู้ฟังที่เป็นผู้ใหญ่ (Adult) ทั่วไปสามารถจะรับฟังการนำเสนอได้ หากเกินกว่านั้นมักจะไม่สามารถดึงสมาธิของเขาไว้ได้

นอกจากนี้ David L. Sousa กล่าวไว้ในหนังสือ How the brain learn ว่า หลังการเรียนรู้ไป 24 ชั่วโมง เราจะรักษาความรู้ได้เพียง 5% เท่านั้น หากเป็นการรับฟังการบรรยาย หากให้ระดมความคิดและทำงานกลุ่มจะขึ้นมาถึง 50% หากใช้วิธีลองฝึกฝนทักษะและความรู้นั้นจะเพิ่มขึ้นถึง 75% และหากนำไปใช้งานทันที หรือนำไปสอนต่อจะสูงถึง 90%

หากเราตระหนักถึงธรรมชาติของมนุษย์ในการสื่อสารแล้ว เราน่าจะออกแบบการสื่อสารได้ดีขึ้น อย่างที่ Ludwig Mies van Der Rohe (เกิด 27 มีนาคม ค.ศ. 1886 เสียชีวิต 17 สิงหาคม ค.ศ. 1969) ซึ่งเป็นสถาปนิกที่โด่งดังและได้รับการยกย่องว่าเป็น Modern Architecture กล่าวไว้ว่า More is Less หรือยิ่งให้มากคนยิ่งรับได้น้อย ดังนั้น เราต้องระมัดระวังอย่าอัดข้อมูลมากเกินไปในการนำเสนอ

มีคำแนะนำในการออกแบบลำดับของสไลด์ใน PowerPoint ดังนี้

1.เริ่มสไลด์แรกด้วย Title คือชื่อเรื่องที่นำเสนอ

2.สไลด์ถัดไปเป็นสไลด์ที่จะบอกผู้ฟังว่าประโยชน์ของเขาที่จะได้รับจากการฟังครั้งนี้คืออะไร (หรือคุณอาจจะเตรียมเป็นบทพูด โดยไม่มีสไลด์ก็ได้) ตอบคำถามเหล่านี้ว่า อะไรคือประโยชน์ของผู้ฟัง ทำไมเขาต้องฟังการนำเสนอคุณในครั้งนี้

3.แล้วตามด้วยสไลด์ที่บอกวัตถุประสงค์ในการนำเสนอ

4.Agenda หรือหัวข้อในการนำเสนอ

5.เนื้อหา ตามลำดับในข้อ 4

6.สไลด์สุดท้าย ให้นำสไลด์วัตถุประสงค์ในข้อ 3 กลับมากล่าวอีกครั้งหนึ่ง แต่เปลี่ยนหัวสไลด์เป็น Review หรือสรุป/ทบทวน

ในการออกแบบสไลด์ ควรใช้แนวทางดังนี้

1.จัดทำสไลด์ตามลำดับของเนื้อหา

2.เป็น Bullet point ไม่ใช่ Word point นี่เป็นข้อผิดพลาดใหญ่เลยสำหรับคนทั่วๆ ไป อย่าลืมว่า PowerPoint ออกแบบมาเพื่อช่วยสื่อความ

3.หากมีข้อมูลที่ต้องนำเสนอมากมายแบบกรณีกระสวยโคลัมเบีย อย่าอัดข้อมูลลงในสไลด์ ให้แจกเป็นเอกสารประกอบที่เป็น Word Document หรือมีตารางข้อมูลโดยละเอียด ไม่ใช่นำไปยัดใส่ในสไลด์ทั้งหมด

4.ในแต่ละ Bullet ควรจบในบรรทัดเดียวกัน ควรจะอยู่ระหว่าง 6-8 คำในภาษาอังกฤษ หรือไม่เกิน 10 คำในภาษาไทย ให้นึกง่ายๆ ว่าเป็นการพาดหัวข่าวหนังสือพิมพ์ ไม่จำเป็นต้องเป็นประโยคที่สมบูรณ์ ตัวอย่างเช่น “ปูนใหญ่โกอินเตอร์” “แอมเวย์ดับเบิ้ลยอดขายในห้าปี” “โฆสิต: กระตุ้นเศรษฐกิจพอแล้ว”

5.ไม่ควรเกิน 6 Bullet ในแต่ละหน้า หรือไม่ควรเกิน 6 บรรทัดในแต่ละสไลด์

6.ใช้ตัวอักษรขนาดใหญ่

7.ใช้สีตัวอักษรตัดกับพื้น Background ของสไลด์

8.ใช้ภาพประกอบ อย่างที่สุภาษิตจีนบอกไว้ว่า ภาพหนึ่งภาพบอกได้มากกว่าหมื่นคำพูด

9.อย่าให้เทคนิคของ PowerPoint ขโมยซีน ผู้นำเสนอคือศูนย์กลางความสนใจไม่ใช่เทคนิคที่มากจนเกินพอดี

10.ใส่หมายเลขสไลด์เพื่อช่วยให้คนฟังอ้างอิงได้